Vous pouvez importer des factures dans QuickBooks Online avec Business Importer

L’importation de factures dans QuickBooks Online : 5 étapes

Pour importer des factures dans Quickbooks en ligne, veuillez s’il vous plaît suivre les 5 étapes suivantes :
1. Enregistrez-vous au Business Importer et connectez-le au Quickbooks.
2. Cliquez sur Import tab (l’onglet Importer). Téléchargez votre fichier Excel ou collez le lien DropBox our Google.Drive. Cliquez sur le bouton Suivant.

*Points importants pour votre liste de factures :

AP account (compte créditeur)- Plusieurs/la plupart des petites entreprises n’ont qu’un seul compte créditeur, le compte est donc implicite. Par défaut, compte créditeur.

Billable status (État de facturation) – Entrées possibles : Billable (facturable), NotBillable (non facturable), HasBeenBilled (a été facturé)

Update Bills (Mettre à jour les factures) – Si cette entrée apparaît, l’application va trouver les factures comportant le même numéro de facture et elle les mettra à jour. En savoir plus sur cette fonction.

DocNumber (Numéro de document)– Il y a deux options : 1. Vous pouvez écrire le numéro du document dans votre fichier Excel, ou 2. Utilisez notre fonction de numéro autogénéré.

3. À partir de votre document Excel, choisissez la liste qui contient les factures que vous voulez importer dans QuickBooks. Cliquez sur le bouton Suivant.
4. Sélectionnez la compagnie (vers laquelle vous désirez importer) et Entité (factures), et connectez les fournisseurs référencés à vous références. Cliquez sur le bouton Suivant.

5. Vérifiez si les informations entrées sont valides et cliquez sur le bouton Suivant.

Votre importation est en cours. N’attendez pas que le processus soit terminé – vous serez avisé par courriel.

Visualisez votre résultat d’Importation des factures dans votre boîte courriel ou dans l’onglet Importations programmées.

 

Guide pratique  – Comment importer les factures dans QuickBooks en ligne

Voici un petit guide pratique qui vous aidera à préparer votre Excel afin de créer la bonne configuration :

 

QuickBooks Champ	Business Importer Nom	Description	Exemple
DocNumber	Numéro de la facture	Numéro de référence de la facture fournisseur.	1
Attachments	Pièce jointe: Id	ID de la pièce jointe qui sera liée pour la création de l’objet Comment joindre des documents à des transactions qui ont déjà été téléchargées sur QuickBooks Online	ATCH-10000012
Attachments	Joindre une pièce jointe à email.	Joindre une pièce jointe à email.	True
Attachments	Pièce jointe: Lien de fichier	Lien vers le fichier pour la pièce jointe Comment joindre des documents à des transactions avec un lien de fichier	https://www.dropbox.com/s/cxyfkeb/Clin.xlsx?dl=0
TxnDate	Date de la facture	Format de date: MM/dd/yyyy, par exemple 09/20/2015. Vous pouvez le modifier sur la page Paramètres.	09/20/2015
DueDate	Échéance	Date à laquelle le paiement de la transaction est due. Format de date: MM/dd/yyyy, par exemple 09/20/2015. Vous pouvez le modifier sur la page Paramètres.	09/20/2015
PrivateNote	Note privée	Entrée de l’utilisateur, organisation-Note privée sur la transaction.	Note
APAccountRef	Compte AP	Spécifie quel AP compte sera crédité sur le projet de loi. La plupart/beaucoup de petites entreprises ont un seul compte d’AP, donc le compte peut être implicite. Nous recommandons fortement que le compte de l’AP être spécifié explicitement dans tous les cas que les entreprises disposant de plus d’un compte AP rencontrera des erreurs inattendues lors concernant des transactions entre eux. S’il vous plaît, donner uniquement son nom ou le numéro.	Accounts Payable (A/P)
GlobalTaxCalculation	Affichage des montants	Méthode dans laquelle la taxe est appliquée. Valeurs autorisées sont: TaxExcluded, TaxInclusive, NotApplicable	TaxExcluded
SalesTermRef	Conditions	Nom du conditions associé à la transaction.	Term One
Line	Ligne: Description	Forme libre description textuelle de l’élément de ligne qui apparaît dans le dossier imprimé. Maximum de 4000 caractères.	Lumber
	Ligne: Montant	Le montant de la ligne de facturation. Decimal comme 1325.50.	10.00
	Ligne: Produit/Service	Nom du produit/service associé avec la ligne de transaction.	Paper
	Ligne: Catégorie	Nom du compte (ou numéro de compte) auquel votre facture appartient	Inventory Asset
	Ligne: Statut facturable	Le statut facturable. Les valeurs valides : Billable, NotBillable, HasBeenBilled.	Billable
	Ligne: Client	Nom du client associé avec la dépense.	Travis Waldron
	Ligne: TVA	Référence au Code fiscal pour cet élément ou un compte. S’il vous plaît, donner uniquement son nom. Comment appliquer des taxes pour le pays américain How to apply taxes for non-US countries	GST 10%
	Ligne: Classe	Référence à la classe pour le compte de la ligne de produits. S’il vous plaît, donner uniquement son nom.	Class 1
	Ligne: Pourcent Markup	Montant Markup de marge exprimé en pourcentage des frais déjà inscrits dans la transaction en cours. Pour entrer un taux de 10%, utilisez 10,0, pas 0,01.	10
	Article: Quantité	Nombre de produits pour la ligne.	12
	Article: Prix unit	Prix unitaire de l’élément objet tel que référencé par Produit/Service.	10.00
	Mettre à jour la facture	Si true l’application trouvera la facture fournisseur avec le même numéro de facture et la mettra à jour.	true
LinkedTxn.TxnId	Paiement de factures liées	Id de paiement de facture ou numéro de document	BillPayment_23345
DepartmentRef	Site	Site de la transaction, telle que définie à l’aide du suivi des locations dans QuickBooks Online.	Marketing Department
CurrencyRef	Devise	Valeurs: USD, AUD, EUR, CAD, etc.	EUR
ExchangeRate	Taux de change	Spécifiez-le dans le cas où le transfert n’est pas effectué dans votre monnaie locale. Décimal comme 1.23	1.7
TransactionLocationType	Lieu d’achat	France locale, uniquement. Lieu d’achat. Valeurs valides comprennent:WithinFrance(default), FranceOverseas, OutsideFranceWithEU, OutsideEU.	FranceOverseas

 

 

Vérifiez les résultats de l’importation des Factures

Il existe cinq types de résultats d’importation.

IN PROGRESS (EN COURS) – L’importation est en cours. Vous pouvez en vérifier l’état en cliquant
sur le bouton Registre des importations.

FAILES (ÉCHEC) – Des problèmes ont empêché l’importation. Regardez dans le Registre des importations pour plus de détails.

FINISHED (TERMINÉE)– L’importation s’est terminée avec succès.

CANCELED (ANNULÉE )– L’importation a été annulée par l’utilisateur.

FINISHED_WIHT-WARUBGS (TERMINÉE SANS AVERTISSEMENT )– Certains items ne sont pas importés. Regardez dans le Registre des importations pour plus de détails.

SCHEDULED  (PROGRAMMÉE) – L’importation va débuter sous peu.

 

 

Erreurs dans l’importation des factures

Les erreurs les plus communes et des pistes pour les résoudre.

Voici les huit erreurs les plus fréquemment rencontrées par nos clients lorsqu’ils importent des factures dans le QuickBooks en ligne. Pour remédier à la situation, nous les avons toutes révisées et nous vous présentons les solutions plus bas.

Problème	Code d’erreur	Solution	Exemple de la bonne pratique
Le format de date choisi est invalide.	WARNING Error parsing date 01-14-2015. (AVERTISSEMENT Erreur dans le format de date 01-14-2015.) Le format actuel est jj/mm/aaaa., mais vous pouvez le changer dans votre page de profil.	Changer le format de la date pour jj/mm/aaaa.	1/14/2015
Code de devise invalide	ERREUR Reçu de vente SLR-001 : La devise choisie est invalide ou non supportée. Devise choisie : US .	Spécifier le code de monnaie (Référence de la monnaie). Choisir des lettres correspondant à l’ISO 4217. Par exemple USD, EUR, CAD, GBP.	USD
Compte erroné	Le compte nommé = « nom » est introuvable dans votre compte QuickBooks en ligne (nouvelle compagnie.	S’il vous plaît, créer un nouveau compte dans votre compte QuickBooks en ligne avant d’importer. Ou utilisez notre nouvelle fonction de compte autocréé. Comment faire.	Nom du compte
État de facturation erroné	ERREUR Facture FACTURE-001 : Nom du bien: Impossible de construire un exemple de com.intuit.schema.finance.v3.PrintSt spécifié est invalide ou non supporté.	L’état de facturation de la dépense. Entrées possibles : Billable (facturable), NotBillable(non facturable), HasBeenBilled (a été facturé)	Facturable
Nom de client erroné	ERREUR Facture 10 : Erreur de validation de la compagnie	Veuillez s’il vous plaît inscrire un nom de client valide pour les factures comportant un état facturable.	Nom du client
Montant erroné	Le montant ne correspond pas au prix unitaire * la quantité. Montant entré : 8.	La quantité donnée et le taux ne correspondent pas au montant indiqué. Svp, vérifier ces champs.	Quantié * taux = Montant
Avertissement : Le produit (service) est introuvable dans votre compte QuickBooks Online.	Le produit (service) nommé = « Design » est introuvable dans votre compte QuickBooks en ligne (nouvelle compagnie).	Créer un nouveau produit (service) dans votre compte QuickBooks en ligne ou utiliser la création automatisée de produits – lire comment organiser ceci.	Design
Le nom de taxe est invalide	Le code de taxe nommé = « taxe »  est introuvable dans votre compte QuickBooks en ligne (nouvelle compagnie).	Entrer le nom valide de la taxe	Pour les É-U : TAX ou NON. Pour l’extérieur des É-U : ‘S 20 % ou un autre nom réel de votre code de taxe.

Vous pouvez importer des factures comportant plusieurs lignes dans QuickBooks Online (qui contiennent plusieurs comptes et/ou items)

Pour importer les factures dans QuickBooks Online avec plusieurs comptes, préparez votre fichier Excel qui contient les listes des factures que vous voulez importer dans votre compte QuickBooks Online.

*Points importants pour vos factures comportant plusieurs lignes et plusieurs comptes :
Bill number (numéro de facture) – Business Importer va grouper les lignes de factures en une seule facture de plusieurs comptes, si elles ont le même numéro de facture. Assurez-vous que le numéro de facture est le même pour les lignes que vous voulez grouper en une seule facture.
Lines differences – (Différences entre les lignes) – Chaque ligne de la facture diffère de l’autre en ce qui a trait aux champs suivants : Line: Account name (Ligne : nom du compte), Line: Description (Liugne : description), Line: Amount (Ligne : montant).

Pour importer les factures adns QuickBooks Online avec plusieurs items (produits/services), préparez votre fichier Excel qui contient les listes des factures que vous voulez importer dans votre compte QuickBooks Online et changer les Settings (paramètres) dans votre compte Business Importer. Choisissez Purchases (Achats) pour le Purchase Expense Account (le compte des dépenses d’achat). En savoir plus sur les fonctions d’autocréation de comptes et de produits.

 

Une fois que l’importation est terminée, vous obtiendrez de nouveaux items autogénérés (Produits/Services) dans votre compte QuickBooks Online avec l’information d’achat adéquate.

 

Préparez ensuite votre fichier Excel contant les factures comportant plusieurs lignes

 

*Points importants pour vos factures comportant plusieurs lignes qui contiennent plusieurs items :
Bill number – (numéro de facture) – Business Importer va grouper les lignes de factures en une seule facture de plusieurs items, si elles ont le même numéro de facture. Assurez-vous que le numéro de facture est le même pour les lignes que vous voulez grouper en une seule facture.
Lines differences – Chaque ligne de la facture diffère de l’autre en ce qui a trait aux champs suivants : Line: Product name (Ligne : nom du produit), Item: Quantity (Item : Quantité), Item: Unit price (Item : prix unitaire).

Quand l’importation des factures comportant plusieurs lignes dans QuickBooks Online est terminée, vous obtiendrez les factures comportant plusieurs lignes suivantes :

 

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